Der Marktzugang für kosmetische Produkte aus der Ukraine in die Europäische Union erfordert weit mehr als eine effiziente Lieferkette und einen wettbewerbsfähigen Preis. Für Hersteller und Händler bedeutet dies, sich mit einer Vielzahl an rechtlichen und dokumentarischen Anforderungen auseinanderzusetzen, die – auch wenn sie auf den ersten Blick komplex erscheinen mögen – einem gemeinsamen Ziel dienen: dem Schutz der Endverbraucher:innen.
Das neue ukrainische Kosmetikrecht, das ab August 2024 gilt, nähert sich den EU-Standards deutlich an. Aus unserer Praxis wissen wir jedoch, dass der Export in die EU nach wie vor viele Herausforderungen birgt – insbesondere im Bereich der Dokumentation, Kennzeichnung und Sicherheitsbewertung.
Warum ein MSDS allein nicht reicht
Immer wieder wenden sich Kund:innen an uns, die überzeugt sind, dass ein Sicherheitsdatenblatt (MSDS) für den EU-Markteintritt ausreichend ist – ein Irrtum, der vor allem bei Erstausfuhren verbreitet ist.
Erst wenn eine Kontrolle erfolgt und eine Liste an Anforderungen auftaucht, wird das Ausmaß klar:
✅ vollständige Produktdokumentation (PIF)
✅ Sicherheitsbewertungsbericht
✅ korrekte Kennzeichnung
✅ CPNP-Notifizierung
✅ Herstellung nach GMP-Standards
PIF – Dokumentation mit echter Schutzfunktion
Die Grundlage für die Vermarktung kosmetischer Produkte in der EU ist die Product Information File (PIF) – eine technische Dokumentation, die unter anderem Folgendes umfasst:
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Beschreibung der Zusammensetzung und Produkteigenschaften
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vollständige Rohstoffdokumentation
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Ergebnisse mikrobiologischer Tests und Konservierungsstudien
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Produktionsprozess und Einhaltung der GMP-Grundsätze
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Sicherheitsbewertungsbericht (CPSR) durch eine:n Safety Assessor
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Angaben zur verantwortlichen Person mit Sitz in der EU
Das ist keine Bürokratie – das ist ein Schutzsystem für Verbraucher:innen und Hersteller:innen gleichermaßen.
Häufige Hürden bei der PIF-Erstellung
Unsere Zusammenarbeit mit ukrainischen Produzenten zeigt, dass die größten Schwierigkeiten bereits beim Datensammeln entstehen:
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Unklare Rohstoffidentifikation – viele wissen nicht, dass zur richtigen Deklaration der INCI-Angaben vollständige Unterlagen vom Rohstoffhersteller erforderlich sind
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Lückenhafte Dokumentation – besonders bei Duftstoffen oder regulierten Inhaltsstoffen nach VO 1223/2009
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Unzureichende Testergebnisse – z. B. vage Aussagen wie „mikrobiologisch rein: 0“ ohne normkonforme Methodik
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Fehlerhafte Kennzeichnung – etwa bei der Reihenfolge der Inhaltsstoffe, fehlenden Angaben zur verantwortlichen Person oder irreführenden Werbeaussagen, die nicht zu einem Kosmetikprodukt passen
Kennzeichnung – ein Detail mit großer Wirkung
Die richtige Kennzeichnung eines Kosmetikprodukts ist kein reines Design-Thema – sondern eine rechtliche Verpflichtung und ein Aspekt, der die Verbrauchersicherheit direkt beeinflusst.
Die Verpackung ist sowohl erste Kontaktstelle für den Kunden, als auch erstes Prüfkriterium für Aufsichtsbehörden.
Typische Fehler, die wir häufig beobachten:
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fehlende oder falsche Allergendeklaration, abhängig von Kategorie und Rezeptur
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falsche Reihenfolge bei Inhaltsstoffen über/unter 1 %
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fehlende Mindesthaltbarkeitsangabe oder PAO-Symbol (geöffneter Tiegel)
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keine Angabe der verantwortlichen Person in der EU (bzw. der autorisierten Stelle in der Ukraine gemäß neuem Recht)
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fehlende Anwendungshinweise und Warnhinweise für bestimmte Stoffe
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medizinische Wirkversprechen, die zur Fehlklassifizierung des Produkts führen können
CPNP-Notifizierung, Sicherheitsbericht & Rolle der verantwortlichen Person
Vor dem Inverkehrbringen in der EU ist das Produkt im Cosmetic Product Notification Portal (CPNP) zu registrieren. Zusätzlich ist ein positiver Sicherheitsbericht (CPSR) erforderlich. Die Verantwortung dafür trägt die sogenannte „Responsible Person“ mit Sitz in der EU.
Ohne diese Schritte ist ein legaler Vertrieb nicht möglich. Die Folgen von Versäumnissen sind ernst: von Rückrufen bis hin zu hohem finanziellem Haftungsrisiko.
GMP-Standard – Qualität mit System
Ukrainische Produzenten erklären immer häufiger die Einhaltung von GMP (Good Manufacturing Practice). In der Praxis fehlen jedoch oft die dokumentierten Nachweise.
Gemäß ISO 22716 ist GMP in der EU ein verbindlicher Standard:
🟢 dokumentierte Herstellungsverfahren
🟢 Chargenverfolgung
🟢 Hygienekontrollen
🟢 Qualitätsmanagement und regelmäßige Audits
Professionelle Begleitung – wann lohnt sich externe Unterstützung?
Der Export in die EU ist keine Checkliste, sondern ein dynamischer Prozess, bei dem Erfahrung und rechtliches Know-how entscheidend sind.
CosmetoSAFE unterstützt Unternehmen dabei auf mehreren Ebenen:
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Audit vorhandener Produktdokumentationen
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Ergänzung fehlender PIF-Inhalte
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Erstellung von Sicherheitsbewertungen
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Beratung zu Kennzeichnung & Marketingclaims
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CPNP-Registrierung und Definition der Rolle der verantwortlichen Person
Kosmetikexport in die EU – Pflicht und Chance zugleich
Die neuen ukrainischen Regelungen sind ein erster Schritt hin zur Angleichung an das EU-Recht.
Für Hersteller in der Ukraine ist jetzt der richtige Moment, um nicht nur den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, sondern das eigene Produktniveau anzuheben – und damit die Vertrauenswürdigkeit bei europäischen Partnern zu stärken.
Wer den Marktzugang professionell vorbereitet, schützt sich nicht nur vor Sanktionen – sondern öffnet neue Märkte.
➡️ Sind Sie Kosmetikhersteller oder -vertreiber in der Ukraine und möchten sicher in den EU-Markt einsteigen? Dann sprechen Sie mit uns.
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